Структура сессии ретроспективы

1. Подготовить сцену. Помочь участникам сфокусироваться на задании. Установить (озвучить) цель ретроспективы, установить временные рамки. На этом этапе обязательно дать каждому возможность высказаться, потому что если человек промолчит на первом этапе, это даст ему негласный “иммунитет” ко всем дальнейшим просьбам высказаться. На этом же этапе полезно повторить имеющиеся или сформировать новые “рабочие соглашения”, касающиеся как ежедневной командной работы, так и собственно ретроспективы.
2. Собрать данные. Необходимо собрать измеримые показатели: события (совещания, принятые решения, изменения в составе команды, вехи проекта, внедрение новых технологий), метрики кода (диаграммы выгорания, скорость, кол-во дефектов, кол-во выполненных задач, кол-во проведенных рефакторингов) и тому подобное. Дополнить фактическую (объективную) картину восприятием (субъективным) - попросить участников выразить в той или иной форме свои ощущения и чувства по поводу этих данных.
3. Сгенерировать идеи. Рассмотреть все варианты, исследовать условия, конкретные взаимодействия и повторяющиеся шаблоны, влияющие на успех команды. Расследовать моменты нехватки времени, технические проблемы и т.п. Предположить возможные риски, непредвиденные события или неожиданные результаты. На этом этапе нужно сделать шаг назад от насущных проблем, чтобы охватить как можно более широкую картину.
4. Решить, что именно делать. Запланировать конкретные эксперименты на следующую ретроспективу. Обязательно должен быть конкретный ответственный за то или иное решение / дело, иначе люди будут считать, что это должна сделать “команда”, а значит - никто.
5. Подвести итог ретроспективы. Отметить вклад участников и поблагодарить за работу. Определить, каким образом задокументировать полученный опыт и как воспользоваться полученными знаниями.

Подготовка к ретроспективе

1. Изучить контекст проекта и группы. Проверить свои предположения о состоянии команды и проекта в данный момент времени. Изучить рабочее пространство команды. Обсудить с членами команды (или каким-то иным образом найти ответы на) следующие вопросы:
   • Каков результат итерации? К чему стремилась команда на этой итерации? В чем результат удовлетворил (или не удовлетворил) ожидания?
   • Происходит ли что-то в компании, что влияет на состояние / ожидания членов команды?
   • Какова история предыдущих обзоров завершенных проектов?
   • Каковы отношения между членами команды? Каким образом “пересекается” их работа?
   • Что чувствуют сейчас члены команды? Каковы их беспокойства? Чем они воодушевлены?
   • Какой результат ретроспективы окажется наиболее эффективным?
   • Как команда работала с фасилитаторами раньше?
2. Задать цель ретроспективы. Ответить на вопрос: Что принесет наибольшую отдачу на затраченное время? Возможные варианты:
   • Найти способы улучшить наши практики
   • Обнаружить, что же мы делаем по-настоящему хорошо
   • Понять, почему мы не достигли целей
   • Найти способы повысить гибкость и улучшить отзывчивость перед заказчиком
   • Восстановить нарушенные взаимоотношения в команде
3. Определить длительность. Зависит от длины итерации, сложности (технологий, взаимодействий с другими службами, организацией самой команды), размера команды, уровня конфликтности внутри/вне команды.
4. Структурировать сессию. Определить временные рамки для каждого из этапов ретроспективы. Подготовить инструменты для совместной работы. Найти помещение, запланировать время проведения ретроспективы.
5. Подобрать активности. Определить состав активностей на каждом этапе (обязательно предусмотреть план Б, если для какой-либо активности не будет хватать времени или не будут выполнены любые другие условия).

Проведение ретроспективы

1. Управление активностями. Необходимо представить каждую активность коротким словесным описанием, указать ее назначение и высокоуровневые шаги выполнения активности. По мере выполнения активности нужно следить за уровнем шума / концентрации. Полсе завершения подвести итоги - исследовать полученный опыт и вывести из него какие-то полезные данные. Подвести итоги можно с помощью четырех вопросов:
   • Что вы видели и слышали во время активности?
   • Что вас удивило? Что оказалось сложным?
   • Какие идеи посетили вас во время работы? Каким образом они могут быть связаны с нашим проектом?
   • Как можно применить возникшие идеи? Какую одну вещь вы теперь будете делать по-другому?
2. Управление групповой динамикой. Настаивать на “Я”-языке, пресекать попытки обвинять других.
3. Управление временем. Соблюдать рамки, переносить обсуждения в оффлайн, обязательно напоминать участникам о темах, вынесенных за рамки ретроспективы.
4. Управление собой (как фасилитатором).

Конкретные активности по стадиям ретроспективы

Подготовка сцены

Чек-ин (регистрация)

Использовать для подготовки участников к ретроспективе. Помочь отложить все остальные дела и сконцентрироваться на предстоящей сессии. Помочь участникам выразить свои ожидания от ретроспективы.

Время: 5-10 минут, в зависимости от размера группы.

Описание: После приветствия и постановки цели / повестки на ретроспективу ведущий задаёт один небольшой вопрос, все участники отвечают на него по очереди.

Шаги:

1. Задать вопрос, на который участники смогут ответить одним словом или короткой фразой, например:
   • Каким одним словом вы можете описать свои ожидания от ретроспективы?
   • В двух словах, что происходит с вами прямо сейчас?
   • Что вы хотите для себя лично от этой ретроспективы?
   • Что сейчас занимает ваше сознание? Что нужно сделать, чтобы отложить это?
   • Если бы вы были автомобилем, то каким именно? (по отношению именно к этой ретроспективе. Можно варьировать типы: животных, компьютерного железа, вкусов и т.п.)
   • Выберите из предустановленного списка прилагательных то, которое в большей степени относится к вам именно сейчас.
2. Выслушать каждого и поблагодарить. Воздержаться от оценочных комментариев вроде “хорошо” или “замечательно”.

Подготовка: Вопрос нужно выбрать заранее

Focus On / Focus Off

Помочь сформировать настрой на продуктивную коммуникацию. Помочь участникам избежать обвинения и осуждения, а также страха быть обвиненным или низко оцененным.

Время: 8-12 минут

Описание: Описать примеры продуктивного и непродуктивного общения. После этого описания участники обсуждают, что эти примеры могут означать для проведения ретроспективы.

Шаги:

1. Привлечь внимание к постеру и прочитать его содержимое.
2. Сформировать маленькие группы (не больше 4 человек). Каждая группа выбирает пару слов для подробного определения и описания.
3. Попросить каждую группу определить, что же означают их два слова и какое поведение они описывают. Каждая группа также должна будет определить влияние обоих типов поведения на сесиию ретроспективы в частности и на команду в целом.
4. Каждая группа представляет свое описание команде.
5. Спросить участников, желают ли они оставаться в левом столбце постера (описания Focus On)

Материалы и подготовка: Флип-чарт с парами слов

ESVP

Использовать в более длинных ретроспективах. Помогает участникам сфокусироваться на работе во время ретроспективы. Позволяет понять отношение участников к ретроспективе.

Время: 10-15 минут

Описание: Каждый из участников анонимно сообщает о своем отношении к ретроспективе, выбирая для себя одну из четырех ролей: Исследователь, Покупатель, Отдыхающий, Заключенный. Ведущий собирает результаты и обобщает их в виде гистограммы, а затем проводит дискуссию о том, что эти результаты значат для команды.

Шаги:

1. Объяснить участникам, что сейчас будет проведен опрос с целью узнать, каким они видят свое участие в ретроспективе.
2. Показать определения ролей:
   • Исследователи жаждут генерировать новые идеи и обнаруживать скрытые смысли и связи. Они хотят узнать как можно больше об итерации, выпуске или проекте.
   • Покупатели тоже ищут информацию, но их удовлетворит всего одна полезная идея.
   • Отдыхающие не заинтересованы в работе на ретроспективе, но рады вырваться из ежедневного рабочего цикла. Они иногда могут уделять внимание ретроспективе, но в целом, это не их задача.
   • Заключенные чувствуют, что их заставляют посещать бесполезное занятие, и с радостью занялись бы чем-то другим в это время.
3. Раздать небольшие листки бумаги, чтобы люди отметили на них выбранную роль. Объяснить, что листочки нужно свернуть пополам, чтобы никто не видел выбранную роль.
4. Собрать заполненные листки, перемешать.
5. Попросить одного из участников отмечать количество каждой из ролей по мере того, как ведущий будет зачитывать результаты. После подведения итогов необходимо явно уничтожить листки, сохранив тем самым тайну голосования.
6. Спросить команду: “О чем может говорить результат этого опроса?”. Обсудить, каким образом отношение команды может повлиять на ретроспективу.
7. Спросить команду: “Каким образом эти категории отражают наше отношение к повседневной работе?”

Материалы и подготовка: Флип-чарт для составления гистограммы, листочки и ручки для голосования