- Обработать свои заметки и бумаги. Повытаскивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, квитанции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.
- Освободить голову. Запишите в соответствующие категории любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания и возможные шаги, которые еще не зафиксированы.
- Обработать “Входящие”. Пересмотрите все записи в блокнотах и корзине “Входящее”. Разложите их по соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события и “когда-нибудь / может быть”. Упорядочьте справочные материалы. Проработайте все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и входные материалы, накопившиеся с момента последней “загрузки”. Все ненужное - выбросьте.
- Обзор предыдущих календарных дат. Внимательно просмотрите прошедшие даты в календаре, проверьте, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и переместите данные в соответствующие системы. Дополнительно к этому составьте резюме прошедшей недели и/или месяца, если месяц закончился.
- Обзор предстоящих календарных дат. Взгляните на отмеченные в календаре предстоящие события (долго- и краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.
- Обзор списков проектов (и больших свершений). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому из них.
- Обзор списков действий. Вычеркните выполненные действия. Проверьте наличие напоминаний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.
- Обзор списков ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Вычеркните выполненные.
- Обзор списка “может быть/когда-нибудь”. Проверьте, какие проекты могли стать актуальными, и если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.
- Подготовка итогового плана на неделю. Заполните форму еженедельного планирования, расставив приоритеты и выделив время на действительно важные дела.