В общем случае это работа, которая уже началась, но еще не закончилась.
Определить довольно сложно, т.к. требуется проработать два понятия: “работа” и “в процессе”. Под единицей работы можно понимать дискретную единицу, прямо или косвенно имеющую ценность для клиента. “В процессе” означает, что нужно определить точки начала работы (взятия обязательства) и окончания работы (поставки ценности).
Очень тонкое различие касается выбора слов для обозначения такой работы в английском языке. Общепринятое обозначение - Work In Progress вводит в заблуждение, т.к. progress подразумевает, что работа движется, есть прогресс. Гораздо точнее оказывается формулировка Work In Process, т.е. работа попала в какой-то процесс, но может как продвигаться, так и находиться в ожидании - это неотъемлемые части практически любого процесса.
WIP - одно из ключевых понятий в Закон Литтла, показывающем связь между WIP и временем цикла (временем в потоке).
- Мы склонны соглашаться на все просьбы, независимо от нашей загрузки. Частично этому способствуют неверная ментальная модели работы с клиентами - иллюзия, что начать выполнять запрос клиента нужно как можно быстрее, “отзывчивость”. Под руку с этой моделью идет и уверенность в том, что “раньше начнешь - раньше закончишь”, поэтому идея отложить работу над поступившим запросом кажется плохой, т.к. приведет к значительным задержкам поставки (а это не так).
- Слишком большой объем WIP мешает выполнить работу вовремя, снижает качество, повышает расходы и раздражает сотрудников.
- WIP и время цикла взаимосвязаны. Чем выше WIP, тем больше задач остается без внимания и ждет своей очереди внутри системы.
- Переключение контекста, на которое уходит больше времени, – основное последствие слишком большого WIP.
- Нужно научиться отказываться от дополнительной работы, когда дел по горло, т.к. разумные ограничения количества “работы в процессе” не позволяют перегрузить систему.
Визуализируйте работу, автор Доминика Деграндис
Одна из важных причин, по которой мы берем на себя больше работы, - это непонимание ее объема. Отчасти из-за отсутствия полной информации на старте проекта, отчасти - из-за недостаточно четкой формулировки требований.
Это очень похоже на “задачи в 13 стори-пойнтов” - мы не понимаем, каковы четкие критерии готовности, и не осознаем, что именно нужно сделать, пока не приступим к выполнению.
См. Причины ошибок на старте проектов
Установление лимитов на WIP (работу в процессе) стимулирует необходимые обсуждения и обмен информацией. Самый простой вариант - не начинать никакую работу, пока в команде не появится достаточно ресурсов для ее выполнения, это достигается с помощью простых правил “вытягивания” работы.
- Слишком большой объем WIP усиливает вредное воздействие других похитителей времени.
- Ограничить WIP на доске можно многими способами, например, в рамках столбца, дорожки или типа карточек.
- Ограничение WIP создает необходимое напряжение в системе. Эти ограничения позволяют людям реально завершить работу.
- Невидимая работа в процессе имеет свою цену, нужно сделать ее видимой, чтобы оценить.
Установление лимитов на WIP == принятие решения о том, когда начинать работу. В случае с “вытягиванием” это позволяет оставить в покое темп поставки/rate of delivery и сосредоточиться на ограничении темпа спроса/rate of demand. Это решение обычно не требует прямых затрат и инвестиций, поэтому является очень эффективным. В результате, как правило, система должна стать более надежной, стабильной и предсказуемой.
Визуализируйте работу, автор Доминика Деграндис
Ограничение WIP также означает, что большая часть времени ожидания для каждой единицы работы осознанно переносится на период до начала работ, т.е. единица работы теперь ожидает вне системы. Это в свою очередь означает, что от любой такой единицы работы можно успеть отказаться до начала работ, не создавая “мусор” и невозвратные издержки. Работа вне системы - это всего лишь опция, возможный выбор.
Еще одно следствие ограничения WIP - это высвобождение ресурсов, которые иначе были бы заняты неэффективным переключением контекста (потери от многозадачности)
Установление ограничений на WIP по столбцам Канбан-доски работает только для простых линейных процессов.
Негативные последствия искусственного ограничения WIP внутри процесса (для отдельных этапов):
- Маскируют реальное Ограничение
- Дают слишком много ложноположительных сигналов о проблемах, которые таковыми не являются
- Поощряют избыточные пробы и ошибки, что приводит к разрушительному вмешательству в работу системы
- Одна из форм такого вмешательства - изменение лимитов на WIP по столбцу доски
- Потеря фокуса (внимание уходит в сторону от реального Ограничения)
- Поощрение локальных (бессмысленных) оптимизаций, мусорная работа по оптимизации вне Ограничения
- Создание искусственных бутылочных горлышек (узких мест)
- Подрыв и нарушение истинного Потока
- Поощрение эволюционных изменений без явного направления
- Создание “синдрома блуждающего Ограничения”
- Реальные улучшения в зоне Ограничения случайны, а не целенаправленны
- Система становится менее стабильной и предсказуемой