Тайм-драйв - как успевать жить и работать - Архангельский, Глеб

После прочтения книги выбрать по одной рекомендации из каждой главы и начать применять их в жизни!!!

Глава 1. Отдых

Глава 2. Мотивация

  • Якоря на глубокую работу - музыка, например, или особая форма одежды. Таким якорем может служить “черновая”, подготовительная работа.
  • Раскачиваться при включении в энергоемкое дело поможет метод “швейцарского сыра”
  • Небольшое вознаграждение за выполненные промежуточные этапы
  • По утрам съедать лягушку
  • Резать слона на бифштексы
  • Кнут и пряник: отслеживать прогресс и награждать / наказывать за несоблюдение договоренности, дать публичное обещание
  • Визуализация времени и дел: таблица регулярных задач / привычек, календарик-пинарик.

Связи:

Глава 3. Цели и ценности

  • Управление собой как компанией: стратегия, маркетинг, бухгалтерия, как минимум
  • Эссе “Мой день через 3-5 лет”
  • Личная эпитафия
  • Личная миссия и видение, Как сформулировать личную Миссию, Миссия - это то уникальное, что мы даем этому миру
  • Определение ключевых областей жизни. У меня уже готово и давно сформировано это разделение.
  • Карта целей - привязка целей к сферам и периодам
  • 5 мощных шагов к достижению целей - SMART и DUMB цели
  • РЕАЛИЗОВАНО в Trello Мемуарник - каждый день, неделю, месяц, год выписывать кратко главное событие (эмоционально яркое, может быть как позитивным, так и негативным) + ценность, к которой оно относится или которую подрывает / дискредитирует. Это позволит выяснить, каковы личные ценности.

Глава 4. Рабочий день

  • Обязательно должен быть план дел на день. Это не жесткие рамки, это расставление приоритетов. 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины дня.
  • При планировании на бумаге использовать разные цвета, стикеры и т.п.
  • Классификация задач на жесткие, гибкие и бюджетируемые.
  • Список дел должен быть ориентирован на результат, т.е. не “Позвонить маме”, а “Вместе с мамой выбрать ресторан для дня рождения”
  • Информационная избыточность - лучше, если информации для выполнения задач будет больше, чем меньше. Это касается телефонов, адресов и т.п.
  • РЕАЛИЗОВАНО в Todoist Делить задачи на p1: уточняющие (поиск информации, предварительное планирование и проектирование, делегирование), p2: безотлагательные и p3: остальные. Выполнять именно в этом порядке.

Алгоритм планирования дня:

  • Вне сетки времени перечислить все гибкие задачи (не имеющие привязки ко времени дня, но возможно имеющие срок выполнения и возможно обязательные)
  • Выделить цветом 2-3 приоритетные задачи, выполнение гибких задач начинать с них
  • На сетке времени запланировать жесткие задачи
  • Для приоритетных задач, требующих значительных затрат времени, нужно это время забюджетировать - указать необходимое кол-во времени
  • Время между жесткими задачами заполнять приоритетными гибкими.

Связи:

Глава 5. Планирование

  • Использование контекстов для разных дел (кайрос - гр. “удобный момент”). Важно определить наиболее актуальные для работы. Просматривать список дел контекста перед его прогнозируемым наступлением.
  • Планирование “День-Неделя”, когда четко определены правила переноса задач из одного раздела в другой. Похожая система у Марка Форстера. Можно осуществлять на доске планирования для нескольких человек при работе в команде. Т.е. в разделе “День” - список задач на день, в разделе “Неделя” - более высокоуровневые задачи.
  • Календарные планы-графики с подробной детализацией задач, но гибкой привязкой ко времени (т.е. указание для отдельных дел допустимых периодов выполнения). Такой обзорный график можно хранить в разделе “Неделя” и еженедельно его просматривать, чтобы не пропустить.
  • Двумерный список среднесрочных рутинных задач: в столбцах недели, в строках - регуляры, на пересечениях отмечать факт выполнения. Тоже хранить в разделе “Неделя”
  • Определение бюджета времени на среднесрочные задачи через количественные показатели (выучить 40 билетов, подготовить документы по 20 товарным позициям и т.п.). Отражение этого бюджета в расчетных таблицах позволяет увидеть связь между сроками выполнения и бюджетом времени, соответственно, появляется возможность моделировать развитие событий.

Глава 6. Приоритеты

  • Твердое “нет” второстепенным делам. Задать вопрос: “Нужно ли это делать вообще?”, а если ответ “да”, то спросить: “Должен ли это делать именно я?” Метод “здорового пофигизма” (три гвоздя, ПВО - погоди выполнять - отменят) Аутсорс неприоритетных задач - покупка времени у сторонних исполнителей. Делегирование задач подчиненным. Отдавайте задачу, но не напоминание о ней. Фиксируйте сложные договоренности (диктофон, списки). Можно попросить формализовать задачу самого подчинённого - это два зайца сразу (проверять понимание задания подчиненным и получить фиксированное в письменной форме описание).
  • Расстановка приоритетов: _ Матрица для принятия многокритериальных решений. _ Помогает формализация и письменная фиксация критериев оценки решений по приоритетности задач (источник задачи, вклад в общий результат, срочность, собственный интерес, сложность, доступность ресурсов и т.п.). Приоритетность долгосрочных целей лучше всего оценивать с помощью матрицы ценностей (например, полученных из “мемуарника”)

Что производит менеджер? Решения. Чем опытнее менеджер - тем более богатая матрица критериев в неявном виде присутствует в принимаемым их решениях.

Глава 7. Информация

  • Эффективное чтение:
  • Телевизор и новости: Записывать передачи и смотреть в удобное время Уменьшить количество телевизора как фона _Спрятать пульт (заппинг - это форма зависимости)
  • Фильтрация электронной почты Определенные интервалы времени для получения и обработки почты Автофильтрация
  • Картотека с ограниченным хаосом (zettelkasten)
  • Структурирование внимания: Сознание = 1 объект, предсознание = 7 +/- 2 объекта, подсознание = бесконечное число объектов. Исходя из этого зона работы должна обеспечить фокус на одном объекте, держать на периферии еще 7+/-2 объекта

Глава 8. Поглотители

  • Проведение детального хронометража. Предельная честность перед собой при фиксации времени. Проводить анализ полученных данных: Разделить затраты времени на три категории: Проекты, Поглотители, Нужно делегировать. Отмечать долю этих показателей на графике (по горизонтальной оси - дни, по вертикальной - количество времени на те или иные дела)
  • Можно обойтись и без сплошного хронометража, тогда рекомендуется учет времени по следующим направлениям: Кол-во времени, выделяемого на приоритетный проект Кол-во времени, ушедшего на ресурсные занятия: спорт, хобби, прогулки, общение с близкими _ Длительность ежедневной задержки на работе после окончания рабочего дня _ Длительность общения с неприятными людьми, и т.п.
  • Резервы времени в транспорте: _ Читать / слушать аудиокниги. Подбирать литературу для чтения в зависимости от качества времени в транспорте. Высокое - можно писать и читать - очень сложные книги. Среднее - можно спокойно читать - умные книги. Низкое - только легкая художественная литература. Нулевое - ходьба пешком, за рулем и т.п. - аудиокниги. _ Отдыхать, полноценно расслабляться, можно даже медитировать _ Выбирать нестандартные маршруты и время, чтобы узнавать новое и получать разнообразные впечатления _ Учиться. Повторять карточки, например. _ Обдумывать конкретный список вопросов, фиксировать результаты в блокноте _ Звонить. Исходящие звонки можно отлично сгруппировать и обзвонить кучу народу, пока едешь в транспорте.
  • Командировки _ Определить и использовать командировочные кайросы. Заскакивать по пути к знакомым и друзьям, ходить в театры, магазины и т.п. _ Запланировать чтение с учетом качества транспортного времени. _ Запланировать отдых и работу на вечера после официального рабочего времени. _ Собрать заранее “командировочный набор” - предметы личной гигиены, смена белья, зарядные устройства. _ Никакого багажа в самолетах - подобрать сумку / рюкзак оптимального размера _ Избыточная информация (контактная прежде всего) * Заводить на каждый город досье: контакты постоянных контрагентов, адреса и контакты гостиниц, телефоны служб доставки еды, авиабилетов и т.п., различные заметки
  • Совещания _ Определить типовые форматы совещаний и ни в коем случае их не смешивать: _ Мозговой штурм. Цель: креативно решить проблему _ Планерка-оперативка. Цель: скоординировать действия команды. Это как daily в scrum _ Стратегическое совещание. Цель: обсудить перспективы, принять решения по масштабным долгосрочным проектам. _ Определить обязательный круг участников. Иногда полезно использовать предварительные обсуждения в малых группах, чтобы в первом приближении согласовать позиции по обсуждаемым проблемам. _ Определить список вопросов для обсуждения _ Определить длительность совещания и назначить ответственного за время _ Организовать обстановку, оборудование и рассылку материалов как до, так и после совещания. _ Использовать схемы и различные средства визуализации при обсуждении. Сохраняйте их и рассылайте всем заинтересованным. _ Зафиксировать и разослать принятые решения с указанием ответственных, если это применимо.
  • Где взять время на тайм-менеджмент? _ Использовать любые отходы времени. Небольшие паузы отлично подходят для обдумывания целей, ценностей _ Ритмичность. Ежедневно - маленькие разгребания завалов. Еженедельно - внедрение новой техники управления временем. Ежеквартально - дисциплинарная неделя (жить по всем правилам, без поблажек).

Глава 9. ТМ-бацилла

— Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас. — Убеждайте подчиненных в действенности тайм-менеджмента вашим личным примером. — Принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами. — Применяйте небольшие “кнуты и пряники” немедленно. — Используйте пилотные проекты. — Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них “проактивный” подход к жизни.

Глава 10. ТМ-манифест

ТМ-идеология: Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами.